Como criar (ou melhorar) seu processo de onboarding

Pra nós aqui na Santa Origem, onboarding não envolve apenas o colaborador. Esse processo importante de embarque e boas-vindas, inclui também clientes, fornecedores, parceiros, colaboradores e suas famílias, enfim, todos aqueles que, de uma forma mais ou menos próxima, integram a sua empresa.

Podemos (e vamos aos poucos) falar de cada um deles. Aqui, focaremos no novo colaborador e tentaremos responder essas 3 perguntas: Como construir um processo que seja efetivo para inserir o novo integrante na cultura? Como passar informações importantes e que não se percam no tempo? Como encantar o colaborador e não deixá-lo "perdido"?



E talvez não seja uma grande novidade, mas é sempre bom lembrar que os benefícios do onboarding incluem:

  1. Melhora na performance

  2. Redução do stress

  3. Maior satisfação com o trabalho ou atividade

  4. Maior comprometimento com a companhia

  5. Melhora na retenção (e economia com contratações e recolocações)

Os custos para uma nova contratação giram em torno de $65,000 e leva aproximadamente 3 meses para um novo colaborador estar produzindo no seu máximo.


Como construir um processo que seja efetivo para inserir esse novo integrante na cultura?


Você sabia que o processo de onboarding do Google tem resultado 25% melhor que as demais empresas? Segundo a process.st, novos colaboradores da gigante de tecnologia e uma das empresas mais desejadas para se trabalhar no mundo, fazem 3 passos importantes e no timing correto:

  1. Executam o que chamam de Onboarding checklist:

  2. Ter uma discussão sobre papeis e responsabilidades;

  3. Conectar o novo integrante a um colega ("buddy");

  4. Ajudar o novo colaborador a construir uma rede de relacionamentos internos e quebrar o gelo;

  5. Definir check-ins mensais para os primeiros 6 meses;

  6. Encorajar o diálogo aberto para ter feedbacks úteis.

  7. Realizam um período intenso de estudos sobre processos, documentos e informações relevantes

  8. São extensivamente treinados sobre a cultura da empresa

Nossa idéia aqui não é dizer que o Google é o modelo perfeito de como integrar e interagir com todos os funcionários. Não é! Mas ao deixarmos de lado a cultura específica da companhia, o processo de integração que usam ainda é relevante e replicável para qualquer empresa.


Como passar informações importantes e que não se percam no tempo?


Estudos neurocientíficos têm mostrado que o que nos faz aprender um determinado conteúdo não está apenas no tempo dedicado, no volume e no formato. Um quarto pilar importante é a nossa motivação naquele dado conteúdo. E no momento do onboarding estaremos super motivados, mas iremos receber uma enxurrada de novidades e informações, em um período em que poderemos estar nervosos - o que atrapalha também. Por isso, listamos 4 dicas para compartilhar conteúdos com os novos colaboradores:

  1. Invista em novos e modernos formatos - salvem os recursos digitais!.

  2. As informações mais relevantes podem fazer parte de materiais e itens que o colaborador vai poder acessar facilmente (Ex: QR code em adesivo, card pro crachá ou caderno, etc).

  3. Forneça sempre uma referência interna para dúvidas (pode ser alguém da própria área).

  4. Monte um cronograma de assuntos para diluir os conteúdos nos primeiros dias.


Como encantar o colaborador e não deixá-lo "perdido"?


Como foi seu primeiro dia no trabalho atual? Foi memorável? Se você foi fisicamente ao escritório, provavelmente a recepcionista pensou que você começava na próxima semana. Uma mesa foi mostrada e nela havia um monitor e mais nada. Seu chefe não havia chegado ainda. Você recebeu um manual de ética e ficou sozinho na mesa pra ler. Algo assim?

A falta de cuidado com o primeiro dia de um colaborador é difícil de compreender. É um momento de ouro para incluí-lo, reconhecê-lo e encantá-lo. E alguns caminhos podem ajudar nessa jornada e experiência do(s) primeiro(s) dia(s):

  • Organize uma agenda para o primeiro dia/semana. Se der, inclua um almoço (ou café virtual) com um colega.

  • Com a agenda organizada, envie um e-mail com todas as orientações para o dia 1.

  • Ao definir a mesa do colaborador, coloque algo que indique que ali alguém está começando. Pode ajudar a quebrar o gelo.

  • Envie ou entregue um kit de boas-vindas útil e criativo. Vai parecer um abraço :)

  • E por fim, garanta que o básico (além da mesa), esteja disponível: computador, celular, crachá etc.


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